Nečakajte s digitalizáciou dokumentov dlhšie ako musíte

DMS je anglická skratka preDocuments management System. Po našom by sme to mohli preložiť ako Systém správy dokumentov.
 
Ako istotne viete tak v digitálnej dobe sú žiadané najme digitálne riešenia a to zo sebou prináša najme problémy či sa vídať cestou prepisovania a klasického kopírovania. Alebo je hľadať iné a efektívnejšie riešenie, akým je v našom prípade DMS. Môže sa jednať o čisto komerčný produkt, ale v tomto ohľade nijako nezaostáva ani open source platforma. Základom správneho fungovania je v takomto prípade nielen kvalitný softvér ale nemali by ste podceňovať a šetriť pri nákupe hardvéru. Je totiž poriadny rozdiel medzi domácim skenerom označeným ako profesionál a skutočným profesionálnym zariadením ktoré. Si dokáže poradiť aj s poškodeným dokumentom či rôznym typom a hmotnosťou papiera. Obrovskom výhodou takého to ukladania si dokumentov je ich organizácia a postupné priradenie na základe napred dohodnutých kritérií. Celý tento proces pritom môže byť úplne zautomatizovaný a vám tak stačí iba zadať pár údajov. A nemusíte sa trápiť as tým či váš kolega alebo šéf dostal všetky potrebné podklady. Systém to spraví automaticky za vás. Navyše o všetkých vykonaných procesoch sú vedené záznamy a preto sa nemusíte obávať krivého obvinenia že ste niečo neurobili. Jednoducho povedané kde nestačí vaše slovo, tam pomôže záznam činnosti.
 
Nespornou výhodou takého to riešenia ne vyššia rýchlosť pričom počet chýb je podstatne menší ako keby ste mali všetko kopírovať ručne. Tiež tak budú vaši zamestnanci viac spokojný pretože už nebudú musieť tráviť hodiny preklikávaním a kopírovaním zbytočných dokumentov a čas ktorý tak ušetria budú môcť venovať zmysluplnejším činnostiam. A nie nadarmo sa predsa hovorí. Spokojný zamestnanec, úspešná firma. Nuž, podpora digitalizácia sa predsa len vyplatí, tak nečakajte kým vás niekto predbehne.